Planifiez, invitez et réservez une salle de réunion simplement

Witivio a conçu un chatbot spécialisé dans l’ organisation de vos réunions : un assistant virtuel qui intervient en complément d’Outlook, pour plus de réactivité et de spontanéité dans vos agendas. Disponible sur Skype ou Teams, il suffira de vous adresser à Dynameet pour planifier, inviter et réserver une salle de réunion pour vos meetings. Doté d’un système de géolocalisation, ce dernier pourra également vous apporter des informations concernant les outils numériques qui vous entourent.

Pourquoi utiliser Dynameet durant l’organisation de vos réunions ?

organisation de réunions : Pourquoi utilisez Dynameet - Bénéfices Dynameet

Dynameet vous accompagne durant les

différentes phases de votre réunion 

organisation de réunions Dynameet - Organiser une réunion
ORGANISER UNE RÉUNION

Trouver des créneaux, réserver des salles, gérer les salles à accès restreint...

organisation de réunions Dynameet -Optimiser une réunion
OPTIMISER VOTRE RÉUNION

Conseils sur l'usage des périphériques disponibles, Localisation des équipements informatiques, Amélioration des conditions de travail des collaborateurs, Amélioration des process pour gagner du temps

organisation de réunions Dynameet - Evaluer une réunion
ÉVALUER L’EFFICACITÉ DE VOTRE RÉUNION

Recueillir l'expérience de réunion auprès des participants

Organiser une réunion

Dynameet est directement connecté à Exchange (Office 365).

 

Il aura donc toutes les informations se trouvant dans votre agenda et vous proposera alors des créneaux correspondants à vos disponibilités et celles de vos collègues.

 

Lors de votre première conversation avec Dynameet, il vous suffira de l’informer sur votre lieu de travail (N° de bâtiment, étage, N° de bureau) afin qu’il puisse vous proposer des salles de réunions au plus proche de votre espace.

organisation de réunions Dynameet dans Microsoft Teams

Trouver des créneaux

Je peux donner l’ordre de trouver des créneaux avec un ou plusieurs collaborateurs, dès qu’ils sont disponibles en indiquant au choix :

 

  • Un timing particulier
  • Une durée précise

 

Le chatbot propose d’autres créneaux si les collaborateurs ne sont pas disponibles sur le créneau spécifié

Réserver des salles

Je peux donner l’ordre de trouver une salle disponible :

  • Dès que possible
  • En indiquant un timing particulier
  • En spécifiant une durée déterminée
  • Pour un nombre de personnes précis
  • En précisant un lieu
  • Je peux combiner ces quatre informations

Organiser des réunions

Le bot peut organiser une réunion avec un ou plusieurs collaborateurs

  • Je peux réserver une salle disponible lorsque je crée une réunion
  • Je peux convier des participants externes à mon organisation à une réunion

Ou encore....

  • Lors du 1er échange, le chatbot demande à l’utilisateur où il se situe dans les locaux (Etage, aile, bâtiment, site)
  • Le chatbot propose en priorité des salles proches de l’utilisateur
  • Si aucune salle n’est disponible le chatbot propose d’organiser la réunion dans le bureau de l’utilisateur
  • Le chatbot gère les salles à accès restreint (en fonction de votre configuration Outlook)
  • Il est possible d’automatiser l’envoi d’une demande pour les réservations de salles à accès restreint
  • Le chatbot peut intégrer des plages horaires en dehors desquelles il est impossible de réserver des salles
  • Le chatbot peut intégrer une durée maximale de réservation des salles
En savoir plus

Optimiser votre réunion

Le chatbot connecté à son environnement physique partage astuces et bonnes pratiques, où que soient les utilisateurs. Avec Dynameet, vous pouvez :

Apporter des solutions rapides et personnalisées aux collaborateurs afin d’optimiser l’utilisation des outils numériques dans lesquels vous avez investi

Donner à vos collaborateurs la possibilité d’être autonomes et plus créatifs

Gagner du temps et libérez vos équipes des activités chronophages

PRENDRE RDV
organisation de réunions Optimiser une réunion

Optimiser votre réunion

Le chatbot connecté à son environnement physique partage astuces et bonnes pratiques, où que soient les utilisateurs. Avec Dynameet, vous pouvez :

Apporter des solutions rapides et personnalisées aux collaborateurs afin d’optimiser l’utilisation des outils numériques dans lesquels vous avez investi

Donner à vos collaborateurs la possibilité d’être autonomes et plus créatifs

Gagner du temps et libérez vos équipes des activités chronophages

PRENDRE RDV
organisation de réunions Optimiser une réunion

Évaluer l’efficacité de votre réunion

organisation de réunions Evaluer l'efficacité d'une réunion

Dynameet 365 sollicitera les participants à votre réunion afin de recueillir leur avis. Ces données vous permettront de :

Optimiser le nombre de participant pour les prochaines sessions

Proposer des supports plus attractifs

Planifier une réunion au bon moment